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刘宝红

供应链管理专栏

Blanket Order, Purchase Card and More

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有读者问Blanket Order、Purchase Card等的含义。这些都是采购中支付供应商的方法,是美国注册采购经理(C.P.M.)考试的一个知识点。

Blanket Order(暂译为总订单)也叫Frame Order,是先开一个订单,规定大致用途,然后逐次用,逐次减少资金额,到用完为主。例如工程师给测试公司一个这样的订单,以后每次的测试费用都由该订单来支付。这种订单的好处是手续简便,开一次就行。对没法预先知道需求量、需求范围的采购(例如测试、服务等),比较适用。缺点是很难跟踪钱花到哪里去了。笔者的工程师与供应商时有争执,根本原因就是帐对不上。对财务控制来说,这种订单也很难控制。

Purchase Card叫采购卡,即对小批量采购,直接用公司的信用卡支付,然后逐月清算给信用卡公司。这是个最简单的解释。它的好处是灵活,不用下订单,订单处理费用低。要知道美国平均一个订单的处理费用在100美金左右(包括所有与订单有关的活动,例如下订单,跟踪订单,收货,付款等。当然不同统计得出的数字可能不同)。缺点也是难于跟踪开支。

那么两者的区别何在呢?主要是金额和审批程序。例如笔者曾经开出80万美元左右的Blanket Order,要公司VP批准,后来还继续追加,超过百万。Purchase Card的审批没这么严,当事人可以申请,然后有持卡人决定使用。例如公司的采购经理可持有该卡,用于支付零星采购。

顺便说一下生产订单(Production Order)、修理/返工订单(Repair Order)等。Production Order是进入生产期的零部件采购,例如笔者公司以45打头的订单就属此类。相对而言,还没有进入生产期(P Status)采购大体属于工程/新产品开发采购,订单以47打头。修理的话,订单由41打头。这都是为了公司内部分工、管理方便。例如生产订单由支持生产部门的采购部管理,而47类的订单则由支持产品开发部的采购部管理(笔者所在公司的例子)。

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就如刘先生说得那样,在美国一个订单的处理费用为100美金,但如果用采购卡的话,由于持卡者可以直接联系卖家,订单不需要被预先批准,收到的货品不需要被记录到ERP,另外公司财务只需要一个月处理一张发票给银行,因此平均采购卡的费用为20到30美金。

但是,并不是说持卡者就可以拿着信用卡随便买东西了。首先公司可以在员工的卡上设置最高单次限额(比如说1000美金)及最高月限额(比如说5000美金),另外公司还可以自动对供应商的类别进行限制。

到了月底,采购卡提供方(一般是银行)会发一个statement给各个持卡者,就像普通的信用卡那样。另外银行也会提供所有本月的支付清单给采购卡管理员(card administrator)。

就我个人意见,采购卡最好是用于支付那些零星的供应商,比如说一年只会用到一次两次的那种供应商。因为目前即使在美国,很少有供应商能够提供详细的采购物品数据,因此使得采购卡不能很好的跟踪开支。

目前在欧洲,采购卡还是处于起步阶段,不过发展非常的迅速。
不过我不清楚目前国内有没有类似的采购卡。

另外想请教一下刘先生,不知道您是否清楚国内公司是不是也用E-procurement.

我将Blanket Order 称为“一揽子”订单,常见的还有Blanket Contract,即一揽子合同。

blanket PO使用在某些场合下,还是非常好使的,
比如,问战略型供应商重复性采购的原材料 —— 量大&料号少&采购频率高。
开出一张月度或季度blanket order,然后供应商送货直接按月度或季度blanket order送料至第三方仓库,再以公司向第三方仓库实际Pull 料作为收货凭证,开票结算。
这样,双方可以极大的降低订单层面的paperwork,将更多的精力集中在供需平衡,响应市场最新的调整变化。

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  • Rong: 就如刘先生说得那样,在美国一个订单的处理费用为100美金,但如果用采购卡的话,由于持卡者可以直接联系卖家,订单不需要被预先批准,收到的货品不需要被记录到ERP,另外公司财务只需要一个月处理一张发票给银行,因此平均采购卡的费用为20到30美金。 但是,并不是说持卡者就可以拿着信用卡随便买东西了。首先公司可以在员工的卡上设置最高单次限额(比如说1000美金)及最高月限额(比如说5000美金),另外公司还可以自动对供应商的类别进行限制。 到了月底,采购卡提供方(一般是银行)会发一个statement给各个持卡者,就像普通的信用卡那样。另外银行也会提供所有本月的支付清单给采购卡管理员(card administrator)。 就我个人意见,采购卡最好是用于支付那些零星的供应商,比如说一年只会用到一次两次的那种供应商。因为目前即使在美国,很少有供应商能够提供详细的采购物品数据,因此使得采购卡不能很好的跟踪开支。 目前在欧洲,采购卡还是处于起步阶段,不过发展非常的迅速。 不过我不清楚目前国内有没有类似的采购卡。 另外想请教一下刘先生,不知道您是否清楚国内公司是不是也用E-procurement. 详细>>

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此日记由 刘宝红 发表于 2007-03-08 18:26March 8, 2007 6:26 PM

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