Spend Visibility - 钱花到哪里去了？

借用Ariba给Spend Visibility定义：Spend visibility就是研究过去的钱有多少花在哪个供应商、部门、产品等，其目的是为将来更好地制定采购战略、与供应商谈判和执行合同等服务。

为什么不知道钱具体花在什么地方？是因为没有数据。为什么没有准确、及时的数据？原因很多，提供采购软件和咨询的Ariba公司总结如下 -

采购开支数据集成
公司的采购开支数据往往在多个系统里：资源管理系统（ERP）、财会系统、采购卡（P-Card，在美国公司比较流行）等。例如材料、部件的采购一般会通过ERP来获取，因为此类采购是由ERP驱动，量、价、供应商相关信息都在ERP里。有些间接开支（Indirect Spend) ，例如各种各样的差旅费、服务费，一般都是按照相关成本中心（Cost Center）来归类，并入财会系统。而零星的小开支，则由采购卡（P-Card）来支付（因为如果按照通常的采购方式，下订单、付款等的手续费就相对非常大，所以公司就用信用卡来支付）。这些系统往往不兼容，数据结构不同，没有自动的方式把数据统一存储到一起，没有自动的方法来统一数据格式，所以数据统一过程就非常费时，而且准确度不一定很好。对于大公司而言，公司兼并、多分部、多版本的软件等使得数据集成更困难。这也是为什么一些公司采用分散式采购的原因（各分部自己采购自己的东西)，统一的合同、统一的价格等都很难推行。

分析数据
采购产品的分类不一致。例如一个零件在这个系统划入塑料制品，而在另一个系统算作机械加工件。两种方式都没错，但成千上万，甚至几十万的零件号，如果要统一的话，谈何容易！如果再遇到供应商的名称不一致，那则是增加一层难度。有时几个供应商的母公司是一个公司，如果能把对这些供应商的开支整合起来，则可能获得更好的折扣。但系统却没法知道母公司的名字。不要小看这些貌似简单的问题，如果要修改信息系统的话，往往是牵一发而动全身。特别当你有几千、几万个供应商的话，涉及几百采购人员，公司分部遍布全球的话，困难可想而知。

提供数据给决策者
如何把数据有效地呈现给决策者是另一个挑战。由于现在的ERP、财会系统非常复杂，对没有IT背景的管理决策人员来说，里面的数据，即使格式统一，经过加工，仍然像储存在数据库里的原始数据，需要进一步调用、分析才行。公司一般会开发一些网络界面来调用此类数据。这又是一层难度。所以大公司里，围绕此类数据有好几类人：IT开发程序员（最原始的程序开发，不知道数据在业务中的意义）、界面编写人员（开发些小程序，调用ERP数据库的数据等）、业务分析员（Business Analyst，分析数据在业务中的意义），最后才到决策者手上。

不难看出，整个数据集成、分析、决策应用牵扯很多手工工作，注定公司的开支分析没法及时进行。人员齐备的大公司如次，小公司就更差了。这也是为什么一个简单的问题"钱花到哪里去了"能问倒一帮首席采购官（CPO）。这里只是解释问题的复杂性，以后有机会进一步阐述解决方案。